Nuttige tips voor effectief debiteurenbeheer

Het nieuws over de nieuwe corona-maatregelen zal je niet ontgaan zijn. Dit heeft al grote financiële gevolgen gehad voor het bedrijfsleven, maar zal nu met de 2de lockdown nog veel groter worden. Veel bedrijven, groot en klein, komen als gevolg van COVID-19 vroeg of laat in liquiditeitsproblemen. Het is dus belangrijk om een strak debiteurenbeheer op te zetten. Met deze nuttige tips kan jij voortaan ook effectief debiteurenbeheer voeren.

Tip 1: Debiteurenbeheer als vaste taak

Debiteurenbeheer kost voornamelijk tijd. Maak dus voldoende tijd vrij en plan elke week een vast moment om ermee aan de slag te gaan. Elke week? Ja, dit moet echt iedere week. Het is belangrijk dat je facturen op tijd verstuurt en betalingen tijdig controleert. Debiteurenbeheer is daarom een wekelijks terugkerende taak. Dit geldt ook als je maandelijks factureert. Het is belangrijk dat je up-to-date blijft met jouw debiteurenadministratie, dit gaat je op den duur meer tijd besparen!

Tip 2: Leer je klant kennen

Eindelijk, je hebt een nieuwe klant binnengehaald! Bij nieuwe klanten is het altijd verstandig om even een check te doen, zodat u weet wie er tegenover u zit. Vraag hoe hij/zij bij jou terecht is gekomen. Vraag in je eigen netwerk of men al eerder zaken heeft gedaan met jouw nieuwe klant. Google je nieuwe klant, controleer of je geen vreemde (of helemaal geen) resultaten krijgt.

Vraag bij twijfel informatie op bij onderstaande instanties:

• Kamer van koophandel: via KvK Online kun je voor een klein bedrag jaarcijfers en andere historische gegevens inzien.
• Kredietinformatiebureaus: tegen betaling krijg je inzicht in de kredietwaardigheid van jouw nieuwe klant. De grootste partijen hierin zijn Graydon, Creditsafe, Bureau van Dijk en Altares Dun & Bradstreet.
• Brancheorganisatie: ben je aangesloten bij een brancheorganisatie? Vraag of zij jouw nieuwe klant kennen en of de klant is aangesloten bij een brancheorganisatie. 

Naast risico’s mijden helpt inzicht in de situatie ook bij het onderhandelen van betere voorwaarden. 

Tip 3: Maak duidelijke (schriftelijke) afspraken!

Wie schrijft die blijft is een bekend gezegde. Wanneer je zaken doet is het belangrijk dat er geen misverstanden kunnen ontstaan m.b.t. algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden. Leg daarom afspraken altijd vast in een overeenkomst. Laat de overeenkomst – zeker als het om grote bedragen gaat – vooraf voor akkoord ondertekenen. Betalingsvoorwaarden gelden alleen wanneer ze voor het sluiten van de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever uitdrukkelijk zijn geaccepteerd. Dus zorg ervoor om altijd de voorwaarden toe te voegen bij het opsturen van de offerte. 

Tip 4: Stuur je factuur zo snel mogelijk op

Stuur je facturen op zodra de diensten of goederen zijn geleverd. Het is niet alleen belangrijk wat je verstuurt, maar ook wanneer het de deur uitgaat. Uit Amerikaans onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat facturen die op de 1e van de maand verstuurd worden, 8 dagen eerder betaald worden dan bijvoorbeeld facturen van de 30ste. 

Of dat ook voor uw business geldt is lastig te zeggen, dus een experimentje kan zeker geen kwaad. Het kan uw cashflow flink beïnvloeden. Algemeen advies is om de factuur direct te maken en te versturen. Dan tikt de klok namelijk al. 

Tip 5: Het betalingsverzoek

Bel de klant direct na het verstrijken van de termijn. Vraag of alles naar wens is geweest en of de factuur klopt. Zo weet u direct wat de reden is van de late betaling en kunt u nog bijsturen in het proces. 

Stuur een eerste betalingsherinnering. De factuur is nog niet betaald? De betalingsherinnering is dan de eerste formele stap. De eerste herinnering heeft een vriendelijke toon en kan je het beste enkele dagen na het verstrijken van de betalingstermijn sturen. Vaak wordt aangeraden om al melding te maken van de wettelijke rente die je in rekening brengt bij non-betaling, maar naar ons idee komt dat wat dreigend over. Bij een eerste herinnering gaan we nog steeds van een begrijpelijk misverstand uit. 

Tip 6: De herinnering

Bel de klant nogmaals op. Natuurlijk wil niemand klanten verliezen door direct te veel druk te leggen op het betalen van de rekening. Misschien heeft de klant een goede verklaring? Bel de klant daarom nogmaals op. Komt er geen goede verklaring of oplossing? Geef dan aan dat je een aanmaning zal sturen, maar dit liever niet doet. Vind je het toch lastig om dit gesprek met jouw klant te voeren? Vraag dan door naar de persoon die verantwoordelijk is voor de boekhouding. Dat maakt het wellicht wat gemakkelijker en minder oncomfortabel. 

Tip 7: Stuur een formele aanmaning per email & post

Stuur een aanmaning. Blijft de betaling alsnog uit? Dan rest niets anders dan een aanmaning te sturen. Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd. In de aanmaning verwijst u naar de levering, de factuur, telefoongesprekken en de herinnering. Hierin stelt u ook een betalingstermijn van 14 dagen. Meld de incassokosten en juridische stappen als de betaling uitblijft. Wilt u zeker weten dat u juridisch gedekt bent? Stuur de aanmaning dan per aangetekende post en bewaar de ontvangstbevestiging. 

Tip 8: Schakel een incassobureau in

Lukt het u je niet om een factuur betaald te krijgen? Of kost het te veel tijd? Dan kan je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Er zijn duidelijke voordelen bij het inschakelen van een incassobureau.

In incassoland wordt het spreekwoord ‘vreemde ogen dwingen’ veel gebruikt. Het inschakelen van een (kundig) incassobureau zorgt er namelijk in de eerste plaats voor dat de rekening sneller betaald wordt. Wanneer je het debiteurenbeheer zelf verzorgt, zal de klant veel eerder denken dat ze er met een smoes of niet nageleefde betalingstoezeggingen wel vanaf komen. De klant gaat er vanuit dat er meer waarde wordt gehecht aan het commerciële belang, dan aan de rekening. Door een externe partij in te schakelen, neemt de klant sneller aan dat je een onbetaalde rekening wel serieus neemt en smoesjes niet zo’n zin hebben. 

Tip 9: Btw terugvragen

Heb jij het afgelopen jaar debiteuren gehad die niet meer gaan betalen? Dan kun je de btw nog terugvragen bij de Belastingdienst. Het komt vaak voor dat je de btw al moet betalen voordat jouw klant heeft betaald. Dit kun je terugkrijgen door het te verrekenen in de btw-aangifte. 

Tip 10: Debiteurenbeheer uitbesteden

Eigenlijk heeft elke onderneming er baat bij om het debiteurenbeheer uit te besteden. Facturen worden sneller betaald, u hoeft geen extra personeel aan te nemen om facturen te innen, workflows worden goed ingericht en zo zijn er meer voordelen:

• Tijdbesparing. De kostbare tijd die u besteedt aan debiteurenbeheer kunt u spenderen aan uw core business: ondernemen.
• Kostenbesparing. Wanneer u uw debiteurenbeheer uitbesteedt heeft u lagere variabele kosten i.p.v. dat u daar iemand voor moet aannemen. 
• Specialistische kennis. Debiteurenbeheer doen bedrijven er niet zomaar bij. Het is een vak apart en door het uit te besteden aan een specialist weet u dat het goed gebeurt.
• Sneller geld, voorspelbare cashflow. Een professional weet hoe gecollecteerd moeten worden. U heeft dus eerder geld tot uw beschikking, waardoor u grip houdt op uw cashflow.
• Minder afschrijvingen. Door de combinatie van goede workflows, automatisering en specialistische kennis, dalen afschrijvingen en incasso’s aanzienlijk.

GCA Finance werkt al vele jaren met veel plezier voor klanten en realiseert dagelijks betere workflows en meer cash. Zowel deels uw debiteurenbeheer uitbesteden als volledig voor een maandelijks bedrag: alles is mogelijk. Wij werken uitsluitend digitaal, automatiseren waar mogelijk en hebben een geoefend oog voor het behoud van een goede klantrelatie. 

Meer weten? Neem direct contact op!