Gepubliceerd op: 26 december 2019

Oke, dus de betaaltermijn is verstreken, u heeft de klant meerdere malen gebeld, een herinnering en een aanmaning gestuurd, maar krijgt nog steeds 0 op rekest. Wat nu? Dit is het startsein voor het incassoproces. Hoe ziet dit proces eruit en waar moet u op letten? Lees de antwoorden in dit blog op deze en nog veel meer prangende vragen omtrent het incassoproces. 

1. Wanneer start ik een incassoproces?

Voordat u een incassoproces gaat opstarten heeft u al veel ondernomen om de factuur betaald te krijgen. Wij raden u aan de volgende stappen te doorlopen voordat u het incassoproces in gang
zet:

  • De betaaltermijn is verstreken. 
  • U heeft de klant gebeld na het verstrijken van de termijn.
  • U heeft een eerste betalingsherinnering verstuurd.
  • U heeft de klant nogmaals gebeld.
  • U heeft een aanmaning verstuurd.

Heeft u nog steeds geen bevredigende reactie? Dan is het hoog tijd om het incassoproces in werking te stellen. 

2. Welke kosten mag ik in rekening brengen?

Wanneer uw klant de factuur niet op tijd betaalt en u heeft de klant daarvan op de hoogte gesteld middels een herinnering, aanmaning en diverse telefoontjes, dan mag u incassokosten in
rekening brengen. Dit laat u duidelijk aan de klant weten middels een incassobrief. Hierin onderscheidt u twee soorten kosten:

  • incassokosten: via deze kostenpost kunt u de kosten die gemaakt zijn om de factuur betaald te krijgen, verhalen op uw klant. De hoogte van deze kosten is wettelijk vastgesteld, tenzij uw klant een bedrijf is. Dan mag u middels een overeenkomst afwijken van dit bedrag. 
  • wettelijke rente: via deze kostenpost kunt u als schuldeiser de rente vorderen. Voor zowel leveringen aan bedrijven, als leveringen aan consumenten zijn wettelijke rente regels opgesteld. 

3. Is het slim om een betalingsregeling te treffen?

Zodra u een incassoproces start, zullen veel klanten schrikken en alsnog contact opnemen. Als er een financieel probleem aan ten grondslag ligt, kunt u in overleg een betalingsregeling treffen. Als het een goede klant van u is, wilt u uw klant natuurlijk wel de ruimte geven om de rekening te betalen en de klant steunen in lastige tijden. Stel een betaling voor met bijvoorbeeld een week uitstel. Mocht dit geen optie zijn, dan kunt u een betalingsregeling afspreken. Zet de afspraken op papier
en leg vast dat de regeling vervalt als uw klant zich niet houdt aan de betaaltermijnen. 

4. Wanneer kunt u een incassobureau inschakelen?

Lukt het u niet om een factuur betaald te krijgen? Of kost het u te veel tijd? Dan kunt u ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Er zijn duidelijke voordelen bij het inschakelen van een incassobureau.

In incassoland wordt het spreekwoord ‘vreemde ogen dwingen’ veel gebruikt. Het inschakelen van een (kundig) incassobureau zorgt er namelijk in de eerste plaats voor dat de rekening sneller betaald wordt. Wanneer u het debiteurenbeheer zelf verzorgt, zal de klant veel eerder denken dat ze er met een smoes of niet nageleefde betalingstoezeggingen wel vanaf komen. De klant gaat er vanuit dat u meer waarde hecht aan het commerciële belang, dan aan de rekening. Door een externe partij in te schakelen, neemt de klant sneller aan dat u een onbetaalde rekening wel serieus neemt en smoesjes niet zo’n zin hebben.

Er zit meer ‘dreiging’ bij. Daarom is het uitbesteden van uw debiteurenbeheer erg nuttig. U hoeft niet te wachten tot een dispuut. U kunt er ook voor kiezen om het gehele debiteurenbeheer uit te besteden. Dat bespaart u een hoop tijd en energie die u aan hoofdzaken kunt besteden en bovendien krijgt u sneller uw geld. Lees meer over hoe GCA Finance u kan helpen met uw debiteurenbeheer en incassotrajecten

5. Wat is een minnelijk incassotraject?

Het gros van de incassobureaus zal allereerst een minnelijk traject in gang zetten. Dit traject is gericht op klantbehoud door middel van een betalingsregeling en gaat van start wanneer de debiteur schriftelijk is gewaarschuwd dat er een incassobureau is ingeschakeld. Wanneer de debiteur niet binnen de gestelde betaaltermijn de factuur voldoet, dan wordt hij eerst doorgelicht. De kans bestaat namelijk dat de debiteur in financiële problemen verkeert of zelfs tegen een faillissement aanzit. Vervolgens
verstuurt het incassobureau diverse ingebrekestellingen met het verzoek alsnog binnen een aantal dagen te betalen. Dit minnelijke traject duurt een aantal weken. 

6. Wat is een juridisch gerechtelijk incassotraject?

In veel gevallen leidt een minnelijk traject tot betaling. Door een incassobureau in te schakelen realiseert een debiteur meestal dat een crediteur serieus te werk gaat om de factuur voldaan te krijgen. Indien een minnelijk traject niet het gewenste effect heeft, dan kunt u via een juridisch gerechtelijk traject aanspraak maken op een betaling. Een debiteur ontvangt in eerste instantie een bericht over rechtsvervolging, gevolgd door een dagvaarding. Voor deze laatste actie roept een incassobureau
de hulp in van een deurwaarder. Geschillen met een vordering tot 5.000 euro, komen voor de kantonrechter. Bij vorderingen daarboven komt het geschil voor de rechtbank en heeft u een advocaat nodig. Incassobureaus kunnen u helpen aan een raadsman.

De rechter heeft vervolgens het laatste woord over de vervolgstappen: een betalingsregeling of bijvoorbeeld inbeslagname. Er bestaat een mogelijkheid om in beroep tegen de uitspraak. Lees hier meer over een juridisch gerechtelijk traject.

7. Hoe kies ik een goed incassobureau?

Een incassobureau heeft geen wettelijke status. Hierdoor is er de afgelopen jaren een wildgroei aan incassobureaus ontstaan. Waar moet u op letten, zodat u het juiste bureau kiest? Wij geven u een aantal aandachtspunten:

  • Wat is de lengte van het incassoproces?
  • Doet het bureau aan klantbehoud en hoe communiceert het met de klant?
  • Wat betaalt de klant aan het incassobureau?
  • Wat is de werkwijze bij een kruisbetaling?
  • Kunt u het verloop van de incassoproces volgen?
  • Wat is het slagingspercentage van het bureau?
  • Begeleidt het incassobureau ook de gang naar de rechter?
  • Wie draait op voor de kosten wanneer uw klant niet betaalt?

GCA finance heeft altijd oog voor de klantrelatie, een slagingskans van 93% bij incasso en ook kunt u het kostenrisico volledig uitsluiten met de “Incasso zonder Kosten” oplossing!

8.Hoe regel ik een incassoproces over de grens?

Een incasso in het buitenland doen is voor veel Nederlandse incassobureaus dagelijkse kost. Door de verschillende rechtssystemen kunnen incassotrajecten afwijken per land. In uw algemene voorwaarden schept u duidelijkheid over een eventueel incassoproces
en legt u vast dat dit in Nederland plaats moet vinden.

9. Wat is het verschil tussen deurwaarders en incassobureaus?

Een incassobureau kan het proces omtrent brieven, e-mails of telefoongesprekken met de debiteur begeleiden, maar heeft verder geen wettelijke status of macht. Een deurwaarder komt in actie wanneer er sprake is van een juridisch conflict. De deurwaarder mag na een vonnis of gerechtelijke uitspraak beslag leggen op loon, inboedel of uitkering om zodoende de debiteur te laten betalen. 

10. Welke incassokosten mag ik innen?

De kosten die een incassobureau maakt komen voor rekening van de debiteur. De wet schrijft voor dat de kosten die bovenop een vordering komen, redelijk moeten zijn en bovendien mag u alleen kosten innen die daadwerkelijk gemaakt zijn. In de regel wordt maximum 15 procent van het oorspronkelijke bedrag aangehouden, aangevuld met een wettelijke rente. Incassobureaus die aangesloten zijn bij het NVIO houden zich aan deze richtlijn. Indien de zaak voor de rechter komt, dan worden de kosten van een griffier ook in rekening gebracht.

11.Wanneer is mijn factuur verjaard?

Elke factuur heeft een verjaringstermijn. Dit houdt in dat als de betalingstermijn verjaard is, de debiteur de factuur niet meer hoeft te betalen. 

  • Bij verkoop van producten aan consumenten verjaart uw factuur na 2 jaar. De verjaringstermijn voor diensten en reizen is 5 jaar.
  • Bij verkoop aan een zakelijke klant geldt voor bedrijven een betalingstermijn van 5 jaar.

Heeft u de klant voor het verstrijken van de verjaringstermijn herinnerd aan de factuur? Dit betekent dat de verjaringstermijn opnieuw ingaat. In incasso jargon heet dit ‘stuiten’.

12. Hoe krijg ik mijn goederen of producten terug?

Indien u producten of goederen geleverd heeft en deze zijn niet zijn betaald, dan haalt u deze uiteraard graag terug om uw schade te beperken. U heeft daarvoor een tweetal handvatten:

  • Leg in uw algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud vast waarmee u eigenaar blijft van het product, totdat deze betaald is. Op deze manier kunt u de goederen terug eisen wanneer een klant niet aan uw financiële eisen voldoet.
  • Het recht van reclame is een wettelijke bepaling waarmee geleverde goederen teruggevorderd kunnen worden wanneer uw klant niet betaalt. Dit is tevens mogelijk bij een faillissement of uitstel van betaling (surseance). 

13. Wanneer vraag ik oninbare btw terug en hoe?

Wanneer u factureert aan uw klanten, brengt u altijd btw in rekening die u elk kwartaal weer overmaakt aan de Belastingdienst. Indien de klant niet betaalt of maar gedeeltelijk, dan is uw uw vordering (deels) oninbaar. In dat geval betaalt u btw die u uiteindelijk niet ontvangen heeft van de klant. Dit betekent dat u deze btw kan terugvragen. Lees hier hoe.

14. Wanneer vraag ik het faillissement aan van mijn klant?

Heeft u alle wettelijke stappen doorlopen, maar blijft een betaling achterwege? Dan heeft u de mogelijkheid om het faillissement van uw klant aan te vragen. Wanneer uw klant al failliet verklaard is, dien dan zo spoedig mogelijk uw vordering in bij de curator. Dit wordt ook wel ‘indienen ter verificatie’ genoemd. 

GCA finance helpt u verder

Veel ondernemingen worstelen met onbetaalde facturen en moeizaam betalende klanten. Dat zorgt voor cashflow problemen en onnodige afschrijvingen. Bij GCA Finance nemen we een deel of het volledige debiteurenbeheer uit handen. Wij hebben jarenlange ervaring en geven dankzij onze kennis en expertise gegarandeerd resultaat.  Zonder dat dit ten koste gaat van onze opdrachtgevers en de relatie met klanten. Wij bieden u een breed scala aan diensten op het gebied van klantacceptatie, facturatie, incasso en alles daartussen in. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op.