Gepubliceerd op: 22 december 2020

In 4 stappen debiteurenbeheer uitbesteden 

Elke ondernemer heeft er wel mee te maken: klanten die jou nog geld verschuldigd zijn. Aan de ene kant wil je niet de klantrelatie verstoren of je een “zeur” voelen; aan de andere kant wil je je debiteurenbeheer goed op orde hebben, zodat je niet in de knel komt met je cashflow. Daarom is debiteurenbeheer uitbesteden misschien wel iets voor jouw onderneming. Maar biedt het echt zoveel voordelen? En waar begin je? In dit blog vertellen we je alles over debiteurenbeheer uitbesteden en leggen we het 4-stappenplan van GCA Finance uit bij het overnemen van debiteuren. 

Wat is debiteurenbeheer precies?

Eerst even een opfrissertje: wat is debiteurenbeheer nu precies? Om te beginnen heb je een debiteur, een klant die bij jou nog een openstaande factuur (of facturen) heeft. Je zorgt er bij effectief debiteurenbeheer voor dat de debiteur jou zo snel mogelijk, binnen de termijn, betaalt.

Tot zover het simpele gedeelte. Want hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer tijd je debiteurenbeheer kost en hoe groter het risico is dat je aandacht verslapt. Facturen blijven liggen of glippen er tussendoor, er ontstaan fouten op facturen en er is weinig grip op de status van betalingen. Dit alles zorgt voor late betalingen, toenemende incasso’s en verslechterde klantrelaties. Niet voor niets is slecht debiteurenbeheer in 1 op de 4 gevallen de belangrijkste aanleiding voor een faillissement. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Wil je sneller je geld krijgen, incasso’s voorkomen en bovendien weinig tijd kwijt zijn aan debiteurenbeheer? Dan kun je er, net als veel andere bedrijven, voor kiezen om je debiteurenbeheer uit te besteden. 

Maar wat win je daar eigenlijk mee? 

5 voordelen van debiteurenbeheer uitbesteden

Ervoor kiezen om je debiteurenbeheer uit te besteden voelt misschien als een grote stap. Zo kun je bang zijn dat het je klantcontact beïnvloedt of ben je huiverig omdat het om je eigen geld gaat. 

Toch merken we bij GCA Finance dat ondernemers direct opgelucht ademhalen. Ze houden meer tijd over voor ondernemen en houden tegelijkertijd voldoende inzicht en grip op wat er gebeurt vanwege onze handige software en rapportages. Welke voordelen brengt het debiteurenbeheer uitbesteden nog meer met zich mee?

1.  Je krijgt je geld sneller.
  • Omdat elke factuur op tijd wordt betaald, wordt je cashflow beter. Je hebt dus meer geld om je eigen rekeningen te betalen en je geldstromen zijn veel voorspelbaarder. Kortom: je weet precies wat er inkomt en wat er dus uit kan. 
2.  Je kunt meer en sneller investeren in groei.
  • Als je te laat je geld hebt, betekent dit dat je niet groter kunt inkopen en misschien zelfs een lening nodig hebt - iets wat extra (rente)kosten met zich meebrengt. Met je debiteurenbeheer buiten de deur ontvang je je geld sneller, waardoor je meer ruimte hebt voor groei.
3.  Je behoudt een goede klantrelatie. 
  • Waar je anders gezeur hebt met klanten, wat veel tijd en energie kost, worden nu praktisch alle incasso’s voorkomen. Hierdoor hoef je niet lastige gesprekken te voeren met klanten en behoud je een goede relatie met ze. 
4.  Je kunt kiezen voor een geautomatiseerd debiteurenproces.
  • Als je wil gaan voor duurzame groei, dan is een debiteurenproces waarbij gebruik wordt gemaakt van software de meest effectieve manier. Zo gaan wij ook bij GCA te werk. Voor een paar tientjes per maand volgt de software alle facturen automatisch op. Bij GCA richten we dit voor je in en besteden alleen tijd aan probleemgevallen. Zo krijg je facturen snel betaald tegen minimale kosten. 
5.   Je maakt minder kosten.
  • Al deze voordelen zorgen ervoor dat je minder kosten maakt: je voorkomt hoge incassokosten, je betaalt geen BTW vooruit voor onbetaalde facturen, je werkt kostenefficiënt en je hebt geen gederfde winst van afschrijvingen. Ook voorkom je onnodige rentekosten voor leningen. 
Hoe werkt debiteurenbeheer uitbesteden bij GCA?

Bij GCA Finance laten we software zo veel mogelijk het werk doen. Doordat we het proces eenmalig goed inrichten, hebben we zicht op waar we kunnen bijsturen en zo nodig moeten ingrijpen. Ook jij als ondernemer hebt 24/7 inzicht in alle openstaande facturen, cashflow en acties. Kies je ervoor je debiteurenbeheer uit te besteden aan GCA? Dan zijn dit onze 4 stappen naar een betere cashflow:

Stap 1: analyse van je huidige situatie
  • We beginnen met een analyse op maat. We maken een scan van hoe je debiteurenbeheer er op dit moment voor staat: hoe lang staan je facturen gemiddeld open, waar zitten de disputen, hoeveel incasso’s voeren jullie per jaar uit, hoe lang duurt het gemiddeld voordat jullie betaald krijgen en waar zitten de risico’s op wanbetaling in jullie klantenbestand?
Stap 2: software implementeren
  • Op basis van onze analyse gaan we op zoek naar software die past bij jullie doelen; helemaal op maat, dus. Vervolgens richten we alles in: je klanten ontvangen automatische e-mails, betaallinks en sms’jes die we aan de hand van jullie tone-of-voice en gekozen teksten versturen.
  • Ook kunnen we alles koppelen aan een boekhoud- of CRM-systeem. Zo verlopen ook de facturatie en inning van de vorderingen automatisch.
  • Verder regelen we een automatische opvolging: we richten automatische herinneringen en aanmaningen in, die we ook vooraf samen opstellen.
Stap 3: op maat ‘probleemgevallen’ aanpakken
  • Van tevoren spreken we af wat we doen als een klant zich niet aan de afspraken houdt. Zo kun je ervoor kiezen om zelf met je klanten te bellen bij wanbetaling, of kunnen wij dit doen. 
  • Je kunt zelf in de hand houden of en wanneer er een aanmaning uitgaat, maar wij kunnen dit ook voor je doen. 
  • Mocht er in een uitzonderlijk geval toch een incassobureau nodig zijn, dan handelen wij dit volledig af.
Stap 4: sturen op basis van resultaten
  • Met ons handige systeem heb je altijd en elke dag inzicht in openstaande facturen, disputen, inning en je totale cashflow. Aan de hand van die inzichten sturen wij bij: moeten we vaker contact opnemen met de debiteur? Een strakkere tone-of-voice gebruiken? Laten betalen via betaallinks of juist sms? Samen stemmen we af hoeveel controle jullie willen houden.
Debiteurenbeheer uitbesteden kosten

Benieuwd naar de kosten van het uitbesteden van je debiteurenbeheer? Een business case op maat hebben we snel voor je gemaakt, maar ga alvast uit van de volgende verdiensten:

  • Er zijn in elk geval eenmalige opstartkosten voor het inrichten van het automatische debiteurenbeheer. Daarna ben je er een paar tientjes per maand aan kwijt.
  • Onze ervaring leert dat je bij bijvoorbeeld 45 openstaande facturen en 3 incassogevallen per jaar, de investering er binnen 2 maanden uit hebt. 
  • Heb je je debiteurenbeheer op de rails? Dan kun je ook incasso’s voorkomen. Op die manier lopen je kosten ook terug.

Tegen lage maandelijkse kosten nemen wij dus je zorgen uit handen en heb je sneller je geld, meer tijd voor ondernemen én hoef je intern niemand aan te nemen - onze software neemt het over. En, belangrijker: je krijgt binnen de betaaltermijn je geld, dat je weer kunt gebruiken voor de groei van je bedrijf.

Wil je meer weten over debiteurenbeheer uitbesteden? Neem dan direct contact met ons op! Wij geven je graag eenmalig kosteloos advies.