Gepubliceerd op: 26 maart 2020

De meeste ondernemers hebben een broertje dood aan debiteurenbeheer. Want, als ondernemer bent u het liefst bezig met uw eigen core-business: producten of diensten leveren. Maar wat doet u als een klant niet op tijd betaalt of, nog erger, wanneer een klant helemaal niet wil betalen? U wilt koste wat het kost de relatie niet beschadigen, maar wel de factuur innen. Hoe doet u dat? Ook grotere bedrijven lopen tegen muren aan bij debiteurenbeheer, doordat de vele workflows en afspraken zorgen voor minder grip. Debiteurenbeheer is daarom een vak apart en vereist naast tijd, ook veel expertise. Veel bedrijven kiezen ervoor om hun debiteurenbeheer uit te besteden. Maar wanneer moet u nu juist wel en wanneer juist niet uw debiteurenbeheer uitbesteden?

Wat is goed debiteurenbeheer?

Goed debiteurenbeheer is van levensbelang voor uw onderneming. Met een strak beleid voorkomt u dat klanten niet betalen, krijgt u minder disputen, krijg u op tijd uw geld en kunt u uw eigen rekeningen blijven betalen. Oftewel: u houdt grip op uw cashflow. Heeft u het beheer niet op orde? Bij een ongunstige samenloop van omstandigheden kunnen wanbetalingen leiden tot liquiditeitsproblemen of, in het ergste geval, tot een faillissement. Kleinere organisaties zijn vaak de dupe van een grote klant die niet betaalt, terwijl grotere organisaties juist zichzelf in de vingers snijden door een ongeorganiseerd debiteurenbeheer en hoge personeelskosten. Daarom is het verstandig om goed voorbereid te werk te gaan. Voorkomen is immers beter dan genezen. 

Zo bestaat de basis van actief debiteurenbeheer uit de volgende vuistregels:

  • Kredietwaardigheid. Raadpleeg het KvK of kredietinformatie bedrijven en check of het bedrijf er goed voor staat en of zij netjes hun rekeningen betalen aan andere bedrijven. Lees meer over kredietinformatie in dit blog
  • Factureren. Maak heldere afspraken over wanneer een opdracht is afgerond en welke betaaltermijnen jullie hanteren. Doorgaans spreekt men een betalingstermijn af van maximaal 30 dagen. Zorg dat facturatie zo veel mogelijk digitaal en automatisch gebeurt. Lees meer over het facturatieproces in dit blog
  • Debiteurenadministratie. Houd bij welke klanten op tijd betalen en welke niet. Zo krijgt u een goed beeld van de cashflow en welke klanten u moet bijsturen. Zorg ook hier dat het bijhouden en opvolgen zo veel mogelijk digitaal en automatisch gaat.
  • Bellen. Bel klanten na die niet op tijd betalen. Via de telefoon krijgt u met persoonlijk contact meer voor elkaar, dan via een brief of mail. 

Uitgebreide tips over debiteurenbeheer leest u in het blog In 9 stappen naar een succesvol debiteurenbeleid’.


Wanneer kunt u het debiteurenbeheer beter uitbesteden?

Eigenlijk heeft elke onderneming er baat bij om het debiteurenbeheer uit te besteden. Facturen worden sneller betaald, u hoeft geen extra personeel aan te nemen om facturen te innen, workflows worden goed ingericht en zo zijn er meer voordelen (zie volgende alinea). Echter hebben sommige organisaties nog meer baat bij uitbesteding dan andere. Enkele voorbeelden:

  • Grootte: Hoe groter de organisatie, hoe meer facturen verstuurd worden. Daarmee wordt het risico op wanbetaling ook groter. Hulp van professionals drukt enerzijds de vaste personeelskosten en anderzijds levert het direct cash op, doordat facturen sneller worden geïnd. 
  • Complexiteit: Ook als uw bedrijf verschillende branches bedient, brengt dat meer risico’s met zich mee. Maar ook als u zakendoet over de grens. Hoe meer variabelen en voorwaarden, des te lastiger het wordt om workflows goed in te richten. Een externe partij weet als geen ander hoe uw bedrijf goede segmentatie en automatische processen opzet.
  • Afschrijvingen: Bedrijven (groot of klein) die kampen met afschrijvingen en daar hinder van ondervinden, doen er goed aan om het debiteurenbeheer uit te besteden. Professionals voorkomen wanbetaling, krijgen facturen sneller geïnd en u behoudt de klantrelatie. 
  • Hoog risico: Bedrijven met een hoog risico doen er goed aan om een externe partij in te huren. Denk bijvoorbeeld aan facturen met een hoge orderwaarde of wanneer er geen kredietverzekering mogelijk is. Een goed proces kan helpen de klappen op te vangen. 


De voordelen van het uitbesteden van debiteurenbeheer

Het uitbesteden van debiteurenbeheer heeft een aantal belangrijke voordelen. Denk hierbij aan: 

  • Tijdbesparing. De kostbare tijd die u besteedt aan debiteurenbeheer kunt u spenderen aan uw core business: ondernemen.
  • Kostenbesparing. Wanneer u uw debiteurenbeheer uitbesteedt heeft u lagere variabele kosten i.p.v. dat u daar iemand voor moet aannemen. 
  • Specialistische kennis. Debiteurenbeheer doen bedrijven er niet zomaar bij. Het is een vak apart en door het uit te besteden aan een specialist weet u dat het goed gebeurt.
  • Sneller geld, voorspelbare cashflow. Een professional weet hoe gecollecteerd moeten worden. U heeft dus eerder geld tot uw beschikking, waardoor u grip houdt op uw cashflow.
  • Minder afschrijvingen. Door de combinatie van goede workflows, automatisering en specialistische kennis, dalen afschrijvingen en incasso’s aanzienlijk.


Waar moet u op letten bij het uitbesteden van debiteurenbeheer

Naast een aantal specifieke voordelen kleven er ook een aantal risico's aan het uitbesteden van debiteurenbeheer. Zo heeft u kans dat bepaalde informatie aan u voorbij gaat. Houd de volgende zaken in uw achterhoofd bij het maken van een keuze voor een externe partij:

  • Transparantie. Zorg ervoor dat u een partij in de arm neemt die volledig transparant werkt. Hiermee heeft u inzicht in uw eigen administratie en behoudt u de controle.
  • Digitaal. Zoek een bedrijf dat uitsluitend digitaal werkt en daarmee u de vrijheid geeft om ‘snel even’ iets in te voeren in het systeem. Dit voorkomt lange wachttijden bij urgente zaken. 
  • Ervaring. Vind een partij die de juiste balans kent tussen klantvriendelijkheid en effectief collecteren. Een bedrijf met de juiste tone-of-voice voorkomt klantverlies. 


Meer informatie over debiteurenbeheer uitbesteden?

GCA Finance werkt al 6 jaar met veel plezier voor klanten en realiseert dagelijks betere workflows en meer cash. Zowel deels uw debiteurenbeheer uitbesteden als volledig voor een maandelijks bedrag: alles is mogelijk. Wij werken uitsluitend digitaal, automatiseren waar mogelijk en hebben een geoefend oog voor het behoud van een goede klantrelatie. 

Meer weten? Neem direct contact op!