Herinnering of aanmaning versturen?

Facturen worden niet altijd even snel betaald. Soms duurt het een tijdje voordat het geld op je rekening staat. Het kan zo zijn dat de klant jouw factuur over het hoofd heeft gezien en vergeet deze te betalen of dat de klant bewust niet jouw factuur betaalt. Je kunt nu een betalingsherinnering versturen. Maar wat is een betalingsherinnering eigenlijk? In dit artikel komen de volgende vragen aan bod:

  1. Wat is een betalingsherinnering en waar moet een betalingsherinnering aan voldoen?
  2. Wat is een wanbetaler?
  3. Wanneer kan ik een betalingsherinnering sturen?
  4. Hoe ziet een betalingsherinnering eruit?
  5. Wat moet ik doen bij een betalingsherinnering?

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een herinnering dat er nog een factuur openstaat. In tegenstelling tot aanmaning is de toon van een betalingsherinnering vriendelijk en dreigt niet met het inschakelen van een incassobureau of andere juridische stappen. Enige tijd na het het versturen van de factuur wordt een betalingsherinnering verstuurd. Het kan dus zo zijn dat de klant al heeft betaald. Daarom staat onder aan de betalingsherinnering vaak een zin zoals: “Indien u deze factuur reeds heeft voldaan, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.” Dit benadrukt het neutrale karakter van de herinnering.

Een wanbetaler, wat houdt dat in?

Een wanbetaler is iemand die zijn rekeningen niet binnen de afgesproken termijn betaalt. Als de betaling lang uitblijft kan dat frustraties opleveren. Sommige klanten overschrijden de betalingstermijn met een paar dagen, anderen zijn een paar maanden te laat. Wanbetalers kun je een betalingsherinnering sturen met het verzoek om alsnog aan de factuur te voldoen.

Wanneer kan ik een betalingsherinnering sturen?

Een betalingsherinnering kan worden verstuurd als de factuur al enige tijd open staat. De kans bestaat dat de wanbetaler de factuur heeft gemist in zijn administratie. Maar het is natuurlijk ook mogelijk dat er sprake is van opzettelijke wanbetaling. Wanneer je de betalingsherinnering verstuurt, is het verstandig om zoveel mogelijk een neutraal standpunt te behouden. Zo voorkom je frustraties. Je weet immers niet of het met opzet is.

Een betalingsherinnering schrijven?

De betalingsherinnering kun je het beste schrijven met een neutrale insteek. Het is onduidelijk waarom de klant de factuur nog niet heeft voldaan. Om de relatie niet te beschadigen, kun je hem daarom het beste geen verwijten maken van wanbetaling. Verder is het verstandig om duidelijk te zijn in de betalingsherinnering: om welke factuur gaat het en wat is het betalingstermijn? De afsluiting van de betalingsherinnering bevat een zin waarin wordt gesteld dat, wanneer de factuur is betaald, de betalingsherinnering als niet verzonden kan worden beschouwd. Ook zijn er online verschillende voorbeelden te vinden, zoals deze van Graydon.

Wat te doen bij een betalingsherinnering?

Wat als je zelf een betalingsherinnering krijgt? Het verstandigste is om de openstaande factuur zo snel mogelijk te betalen. Houd er wel rekening mee dat deze betalingsherinnering nog geen incasso is, er worden dus nog geen juridische stappen gezet. Als je financieel niet bij machte bent, kun je contact opnemen met de afzender van de betalingsherinnering. Je kunt dan misschien tot een betalingsregeling komen.

Neem contact met ons op voor meer handige tips!
2018-10-30T14:30:47+00:00