In 9 stappen naar een succesvol debiteurenbeleid

Als uw debiteurenbeleid niet op orde is, heeft dat een remmende factor op uw groei. Er zit dan te veel geld vast in debiteuren, waardoor u minder ‘cash’ heeft om zelf investeringen te doen of simpelweg uw rekeningen te betalen. Niet voor niks wordt 25% van de faillissementen veroorzaakt door lange debiteurentermijnen of niet-betalende klanten. Toch heeft u als ondernemer grotendeels zelf in de hand hoe goed of slecht uw klanten betalen. Met minimale handelingen kunt u een hoop bereiken. Breng uw debiteurenbeleid naar een hoger niveau met deze tips en merk het verschil direct in uw cashflow en betalingen!

Waarom is een strak debiteurenbeleid belangrijk?

Veel ondernemers denken dat ze met een ‘strak debiteurenbeleid’ de klantrelatie op het spel moeten zetten, maar niets is minder waar. Wel zorgt u ervoor dat u uw eigen business niet op het spel zet. Zonder goed debiteurenbeleid heeft u namelijk onvoldoende grip op uw cashflow en kunt u in de knel komen met uw eigen rekeningen. Daarom zei de serial-ondernemer Richard Branson al eens: “Never take your eyes off the cash flow because it's the life blood of business.” Als er veel geld vastzit in facturen, kunt u dat geld niet gebruiken om zelf investeringen te doen of uw rekeningen te betalen. Bovendien bent u de klant aan het voorfinancieren: u heeft immers zelf al geïnvesteerd in mensen en middelen om uw klant te leveren. En soms moet u ook al het BTW bedrag bij de kwartaalbelasting betalen. Laat staan wat het kost als uw klant helemaal niet meer betaalt. Daarom geeft GCA Finance in dit blog tips hoe u uw debiteurenbeleid kunt verbeteren. 

Stap 1. Analyseer uw huidige debiteurenbeleid

In de praktijk zien we dat kleine foutjes of slordigheden in het proces kunnen leiden tot betalingen die lang op zich laten wachten. Analyseer daarom eerst uw huidige proces, om inzicht te krijgen in wat
u kunt verbeteren. 

Kijk bijvoorbeeld naar:

• Betaaltermijn en algemene voorwaarden: Wat is uw huidige betaaltermijn? Communiceert u duidelijk uw termijnen in de algemene voorwaarden? Laat u de klant daarin ook weten wat de gevolgen zijn bij late betalingen?
• Openstaande rekeningen: De termijn tussen levering en de uiteindelijke betaling wordt ook wel Days Sales Outstanding (DSO) genoemd en is een belangrijke indicator voor de sterkte van uw debiteurenbeleid. Hoeveel dagen staan uw facturen gemiddeld open en hoeveel verschilt dat van uw termijnen?
• Facturatie- en incassoproces: Hoe ziet uw huidige facturatieproces eruit? Op welk moment verstuurt u de rekening? Hoe vaak heeft u disputen en hoe vaak komt dat door fouten op de factuur of in de communicatie met de klanten? Voldoen uw facturen en betaalopties aan de huidige best practices? Hoe snel worden klachten afgehandeld? Wat is uw huidige proces bij late betalingen?
• Resources: Welke mensen, middelen en systemen gebruikt u op dit moment om uw debiteurenbeleid te verbeteren? Wie is er verantwoordelijk voor debiteurenbewaking? Maakt u gebruik van externe informatie om de kredietwaardigheid van klanten te beoordelen? Maakt u gebruik van systemen om het facturatie- en debiteurenproces te versnellen en automatiseren? Hoe goed zijn uw systemen?

Stap 2. Segmenteer uw klanten op debiteurenrisico

Geen enkele klant is hetzelfde. En daarom is het debiteurenrisico ook altijd anders. Door uw klanten in te delen in segmenten op basis van het kredietrisico en de potentie, krijgt u een veel
effectiever debiteurenbeleid. Deel uw klanten bijvoorbeeld op in drie segmenten, groep A, B, en C. Vervolgens neemt u het risico van elke klant onder de loep en deelt u ze op in de juiste categorie. 

Kijk bijvoorbeeld naar:

• Kredietwaardigheid: Met behulp van goede kredietchecks weet u hoe klanten er financieel voorstaan en of het bestuur betrokken is bij opvallende zaken, zoals faillissementen. Ook kunt u zien hoe goed zij andere bedrijven betalen. U krijgt inzicht in tot welk bedrag u verantwoord kunt leveren (kredietlimiet). 
• Orderwaarde: Kijk ook zeker naar de orderwaarde. Hoe groter het bedrag hoe hoger het risico.
• Potentie: Maar ook de potentie van de klant op de langer termijn speelt een rol. Verwacht u nog veel business? Heeft u te maken met een startend bedrijf met veel potentie of juist een bedrijf dat in een onzekere markt opereert?

Zorg dat u elke bestaande en nieuwe klant in de juiste groep plaatst. Het kost even wat tijd, maar het legt de basis voor toekomstige acties. De groepen vormen dan als het ware een ‘beslisboom’ voor uw betalingsafspraken en facturatieproces.

Stap 3. Zorg voor een helder facturatie- en incassoproces

Heeft u uw klanten goed gesegmenteerd? Dan kunt u overgaan tot het bepalen van uw facturatie- en incassobeleid. Wilt u uw debiteurenbeleid echt naar een hoger niveau tillen? Pas dan uw afspraken en het proces aan op basis van elk segment.

• Wat worden de betalingstermijnen en -afspraken per groep? Zo wilt u bij groep A wellicht de normale termijnen hanteren, maar bij groep C bijvoorbeeld alleen leveren bij vooruitbetaling of in deelleveringen. Kijk ook kritisch naar het moment van factureren. 
• Hoe gaat u om met disputen? Bij stap 1 maakte u een analyse van uw huidige debiteurenbeheer en keek u hoe snel disputen werden opgepakt en waar de meeste fouten in het proces voorkwamen. Stel regels vast voor disputen: hoe snel moeten deze worden afgehandeld en hoe voorkom je toekomstige fouten?
• Hoe ziet het incassoproces eruit? Ook dit proces kunt u laten afhangen per segment. Beschrijf goed wanneer u in actie komt bij late betalingen en welk middel u daarvoor gebruikt. Kijk bijvoorbeeld ook wanneer u stopt met leveren en wanneer u schakelt met een incassobureau. 

Zie hieronder een simpel aanmaaktraject / factuur opvolging voorbeeld voor B2B

Zie hieronder een simpel aanmaaktraject / factuur opvolging voorbeeld voor B2C

Stap 4. Bepaal de verantwoordelijkheid

Bij kleinere bedrijven komen er fouten in het debiteurenproces, omdat niemand verantwoordelijk wordt gemaakt. Bij grotere bedrijven juist omdat niemand zich verantwoordelijk voelt. Leg dus vast:

• Wie er verantwoordelijk is/zijn voor het debiteurenbeheer
• Wat de doelstellingen en KPI’s zijn van dit team
• Hoe deze FTE’s zullen rapporteren en hoe vaak

Leg niet alleen taken op, maar geef medewerkers ook de ruimte om deze taken goed uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan een budget om de juiste debiteurensoftware of tijdelijk externe experts in te huren. 

Stap 5. Zieltjes winnen bij sales

Minstens net zo belangrijk is het proces voorafgaand aan de factuur. Sales viert het feestje wanneer de deal binnen is, maar eigenlijk kunnen de slingers pas echt uit wanneer de factuur betaald is. Dit belang moet binnen de hele organisatie duidelijk worden.

Maak verkopers dus mede-verantwoordelijk voor het debiteurenbeleid. Met incentives, zoals een bonus bij snelle betalingen, kunt u dit extra stimuleren. Omgekeerd kunt u het ook aanpakken: sales moet een deel van de bonus inleveren wanneer de factuur te laat betaald wordt. 

Op die manier, in plaats van het direct over de schutting te gooien.  

Stap 6. Stimuleer betalingen met slimme klant-incentives

Niet alleen sales kunt u positief beïnvloeden met incentives. Ook klanten hebben hier vaak wel oor naar. 

• Betalingskortingen: Denk bijvoorbeeld aan kortingen voor snelle betaling. Betaalt de klant binnen 3 werkdagen? Dan krijgt hij of zij korting van 2% op de factuur. Een goede truc wanneer u zelf krapper bij kas zit. 
• Vooruitbetalingen/deelfacturen: Afhankelijk van uw business kunt u ook om vooruitbetalingen of deelfacturen vragen. Dit kunt u doen bij risicovolle klanten, maar ook om snelle betalingen te stimuleren. Ook dan kunt u een korting overwegen. 

Stap 7. Verminder het debiteurenrisico

Naast een goed proces, kunt u ook met behulp van derden uw debiteurenrisico verkleinen. Een greep uit de mogelijkheden:

• Zekerheid van derden. Zo kunt bijvoorbeeld een bankgarantie aanvragen. Wanneer de klant niet betaalt, zal de bank de rekening betalen. 
• Kredietverzekering. Met een kredietverzekering kunt u zich verzekeren voor een specifieke opdracht, een bepaalde klant, transacties vanuit bepaalde landen of zelfs uw gehele debiteurenportefeuille. De premie hangt af van het risico, maar vaak hangt hier wel een flinke prijskaart aan. Ook kunnen zij afgegeven limieten intrekken. Let dus goed op de kleine lettertjes. 
• Kredietverzekering met kredietinformatie. Kredietverzekeraars hebben in de polis een onderdeel dat ‘zelfbeoordeling’ heet. Daarmee mag u tot een bepaald bedrag - meestal is dat tot €15.000 - zelf bepalen wat het kredietlimiet is, mits u gebruikmaakt van goede kredietinformatie. Dit houdt in dat u bij kleinere orders niet een limiet aanvraagt bij de verzekeraar, maar een rapport opvraagt bij een kredietinformatiebureau. Betaalt de klant toch niet? Dan kunt u alsnog een claim indienen bij de verzekeraar. 
• Factoring. Bij factoring neemt een factoringmaatschappij het beheer en de risico’s van uw debiteurenportefeuille geheel over. Zij maken dan elke rekening vrijwel direct aan u over en zorgen vervolgens zelf voor de inning van uw facturen. Vaak betaalt u een provisie van 10 tot 20%. 

Stap 8. Automatiseer zo veel mogelijk

Natuurlijk is het belangrijk dat er mensen binnen uw organisatie verantwoordelijk zijn voor uw debiteurenbeleid, maar wees kritisch. Zijn de processen wel efficiënt? Kunt u een deel automatiseren met systemen?

Tegenwoordig kunt u met een paar tientjes per maand al een groot deel van uw facturatie- en incassoproces automatiseren. 

Een paar tientjes versus 1 FTE… die rekensom is natuurlijk snel gemaakt. 

Stap 9. Monitoren

Eenmalig een beleid straktrekken is één ding. Het monitoren en optimaliseren van dit beleid is een tweede. 

Zorg dat u uw debiteurenpositie goed kunt monitoren:

• Heeft u gemakkelijk inzicht in de DSO?
• Ziet u wat voor acties er zijn ondernomen voor openstaande facturen?
• Heeft u inzicht in uw day-to-day cashflow?
• Ziet u snel en makkelijk wat uw debiteurenrisico is?
• Krijgt u snel inzicht in disputen?
• Weet u welk deel van uw portefeuille bij derden ligt (factoring, verzekering e.d.) en wat de kosten zijn?
• Heeft u een goed beeld van uw totale afschrijvingen?

Debiteurenbeheer uitbesteden? 

GCA Finance helpt al meer dan 6 jaar mkb-bedrijven bij het verbeteren van hun debiteurenbeleid. Dat doen wij met veel plezier en met goed resultaat. Gemiddeld krijgen onze klanten 54 dagen eerder betaald, verlagen zij hun kosten enorm en voorkomen we in 99% van de gevallen een incassotraject. U huurt ons in om uw debiteurenbeleid eenmalig strak te trekken, of u besteed (een deel van) uw debiteurenbeheer aan ons uit.

Vraag eenmalig de gratis debiteurenscan aan en krijg vrijblijvend advies. Of neem direct contact met ons op voor meer informatie.